Implementar una metodología tecnológica para la infraestructura del servidor y la optimización de la gestión documental en la Contraloría Municipal de Popayán

Abstract

La adecuada gestión de la información y de los recursos tecnológicos es fundamental para el buen funcionamiento de las entidades públicas, especialmente aquellas encargadas del control fiscal. En este sentido, el presente trabajo de grado se desarrolló con el propósito de fortalecer la gestión tecnológica y documental de la Contraloría Municipal de Popayán, aportando soluciones orientadas a mejorar la eficiencia, la seguridad y el acceso a la información institucional. El proyecto se estructuró en diferentes fases, dentro de las cuales se llevó a cabo el levantamiento, análisis y documentación de los requerimientos para el diseño de un software de gestión documental. Asimismo, se implementó la metodología PHVA, integrada con buenas prácticas del marco de referencia ITIL, para fortalecer la administración y optimización del servidor institucional. De manera complementaria, se elaboró un manual de usuario orientado a facilitar el uso y la gestión de la página web institucional por parte de los funcionarios de la entidad. Para el desarrollo del trabajo se aplicó la metodología PHVA, lo que permitió una ejecución organizada, flexible y orientada a resultados. Durante el desarrollo del proyecto se llevaron a cabo procesos de validación, capacitaciones y aplicación de encuestas a los funcionarios, con el fin de evaluar la pertinencia y utilidad de los productos desarrollados. Los resultados obtenidos evidenciaron mejoras en la organización de la información, en la disponibilidad y seguridad del servidor, así como una percepción positiva frente a la claridad y utilidad del manual de usuario. En conclusión, este trabajo de grado aportó al fortalecimiento de los procesos tecnológicos y administrativos de la entidad, sentando bases sólidas para futuros desarrollos, promoviendo la modernización institucional y contribuyendo al acceso a la información y a la transparencia en la gestión pública.